บทความ
สัญญาสองร้อยฉบับ กับคำถามเดียวที่ไม่มีใครตอบได้
ฝ่ายกฎหมายขององค์กรใหญ่มักไม่ได้ขาดคน แต่ขาดวิธีค้นหาสิ่งที่ตัวเองมีอยู่แล้ว
เผยแพร่
ผู้บริหารถามคำถามหนึ่งในที่ประชุม สัญญาที่บริษัทมีอยู่ตอนนี้ มีกี่ฉบับที่มีเงื่อนไขให้คู่สัญญาบอกเลิกได้โดยไม่ต้องมีเหตุ และฉบับไหนบ้าง
ฝ่ายกฎหมายรู้ว่าคำตอบอยู่ในแฟ้ม แต่การหาคำตอบหมายถึงการเปิดอ่านสัญญาทีละฉบับ ซึ่งใช้เวลาเป็นสัปดาห์ คำถามจึงถูกเลื่อนออกไป และการตัดสินใจก็เกิดขึ้นโดยไม่มีข้อมูลนั้น
นี่ไม่ใช่ปัญหาของความสามารถของทีมกฎหมาย มันคือปัญหาของการที่ความรู้ทั้งหมดขององค์กรถูกเก็บไว้ในรูปแบบที่ค้นหาไม่ได้
สองงานที่ต่างกันมาก
เมื่อพูดถึง AI กับงานกฎหมาย มักมีการรวมสองงานที่ต่างกันมากเข้าด้วยกัน
งานแรกคือ การค้นหาและสกัดข้อมูล จากเอกสารที่มีอยู่ ระยะเวลาสัญญา วันสิ้นสุด เงื่อนไขการต่ออายุ เพดานความรับผิด กฎหมายที่ใช้บังคับ ข้อกำหนดการรักษาความลับ งานนี้เป็นงานที่เทคโนโลยีปัจจุบันทำได้ดีและตรวจสอบได้ เพราะทุกคำตอบชี้กลับไปยังข้อความในเอกสารได้
งานที่สองคือ การให้ความเห็นทางกฎหมาย ว่าเงื่อนไขนี้ยอมรับได้หรือไม่ในบริบทนี้ งานนี้เป็นงานที่ต้องใช้ดุลพินิจ ความรับผิดชอบ และความเข้าใจในสิ่งที่ไม่ได้เขียนไว้ในสัญญา
ระบบที่ออกแบบดีจะทำงานแรกให้ครบถ้วน และเว้นงานที่สองไว้ให้คน
สิ่งที่ได้ผลในทางปฏิบัติ
ทะเบียนสัญญาที่ค้นได้ เมื่อสกัดข้อมูลสำคัญออกมาเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง คำถามอย่างที่ยกไว้ตอนต้นก็ตอบได้ในไม่กี่วินาที และคำถามที่ไม่มีใครเคยถามเพราะรู้ว่าหาคำตอบยาก ก็เริ่มถูกถาม
การเตือนวันสำคัญ สัญญาจำนวนมากต่ออายุอัตโนมัติถ้าไม่มีการบอกกล่าวล่วงหน้าตามกำหนด องค์กรที่ไม่มีระบบเตือนมักพบว่าตัวเองผูกพันไปอีกปีโดยไม่ได้ตั้งใจ
การเทียบกับแม่แบบ เมื่อคู่ค้าส่งร่างสัญญามา ระบบชี้ได้ว่าข้อไหนต่างจากแม่แบบมาตรฐานของบริษัท ทำให้ทนายอ่านเฉพาะส่วนที่ต่าง แทนที่จะอ่านทั้งฉบับเพื่อหาว่าอะไรเปลี่ยน
การตรวจก่อนส่ง รายการตรวจสอบอัตโนมัติที่จับข้อผิดพลาดพื้นฐาน เช่น ชื่อคู่สัญญาไม่ตรงกันระหว่างหน้าแรกกับหน้าลงนาม หรือวันที่ขัดกันเอง
ข้อจำกัดที่ต้องพูดให้ชัด
โมเดลภาษาแต่งข้อความที่ฟังดูถูกต้องได้ และในงานกฎหมาย ข้อความที่ฟังดูถูกต้องแต่ผิด คือสิ่งที่อันตรายที่สุด
การอ้างอิงมาตรากฎหมายที่ไม่มีอยู่จริง หรือการสรุปเงื่อนไขคลาดเคลื่อนเล็กน้อย เป็นความผิดพลาดที่ตรวจจับยากเพราะมันดูสมเหตุสมผล
ทางป้องกันที่ใช้ได้คือการบังคับให้ทุกคำตอบต้องอ้างอิงกลับไปยังข้อความต้นฉบับที่ชี้ได้ ถ้าระบบชี้ไม่ได้ว่าคำตอบมาจากตรงไหน คำตอบนั้นไม่ควรถูกใช้
และข้อมูลสัญญาเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่สุดชุดหนึ่งขององค์กร การตัดสินใจว่าเอกสารเหล่านี้จะถูกประมวลผลที่ไหน ใครเข้าถึงได้ และเก็บไว้ที่ใด เป็นการตัดสินใจที่ต้องเกิดก่อนการเลือกเครื่องมือ
เริ่มจากคำถามเดียว
เลือกคำถามที่ผู้บริหารถามบ่อยและตอบยาก แล้วทำให้ตอบได้ ขอบเขตแค่นั้น
การทำทะเบียนสัญญาทั้งองค์กรพร้อมกันเป็นโครงการที่ใหญ่จนมักไม่จบ ส่วนการตอบคำถามเดียวให้ได้ใช้เวลาไม่กี่สัปดาห์ และมันพิสูจน์คุณค่าให้คนที่ต้องอนุมัติงบก้อนถัดไปเห็น
ที่ GIPSIC เราทำส่วนไหน
เราทำระบบจัดการเอกสารและการค้นหาในองค์กร รวมถึงการทำงานกับข้อมูลที่ต้องควบคุมการเข้าถึงอย่างเข้มงวด งานหนึ่งของเราลดเวลาสืบค้นเอกสารจากหลายชั่วโมงเหลือไม่ถึงห้านาที
เรื่องที่เรามักยกขึ้นมาคุยตั้งแต่ประชุมแรกคือเรื่องที่เอกสารจะถูกส่งไปประมวลผลที่ไหน เพราะสำหรับเอกสารประเภทนี้ คำตอบนั้นกำหนดสถาปัตยกรรมทั้งหมด
อยากคุยเรื่องเอกสารขององค์กรคุณ ติดต่อเราได้
เกี่ยวกับผู้เขียน
ฟิล์ม — วิสิฏฐ์ ครับ ทำธุรกิจเป็นหลัก แต่ยังลงมือทำ BA เองอยู่บ่อยกว่าที่ควร และเขียนโค้ดได้ประปรายทั้งหน้าบ้านหลังบ้าน มีธุรกิจเล็ก ๆ อยู่สองสามบริษัท ติดตามวงการเทคโนโลยีและธุรกิจแบบคลั่งไคล้ ทั้งในไทยและต่างประเทศ นอกเวลางานชอบฟิสิกส์ ดาราศาสตร์ งาน DIY และเรื่องเน็ตเวิร์ก เปิดเพลงฟังตลอดเวลาแต่ร้องไม่เป็น ชอบเล่นดนตรีทั้งที่เล่นได้ไม่ค่อยดี เล่นกีฬาหลายอย่าง โดยเฉพาะกีฬาที่ใช้แร็กเกต ไม่ได้ชอบเที่ยวเท่าไร แต่ชอบพามิ้นท์ไปเที่ยวที่ต่าง ๆ ทั่วโลก เป็นคนกลัว เอ้ย รักเมีย เสียอยู่อย่างเดียวคือแทบไม่เล่นเกม
เขียนร่วมกับ Claude Opus 5