Tenant Portal — บริการผู้เช่าในแอป Pikul ของ AWC

ผู้เช่าพื้นที่เชิงพาณิชย์ติดต่อกับทีมอาคารผ่านโทรศัพท์ อีเมล LINE และกระดาษ ทั้งแจ้งซ่อม รับข่าวสาร ตรวจใบแจ้งหนี้ ส่งยอดขายรายวัน และพาผู้รับเหมาเข้าพื้นที่ แต่ละเรื่องอยู่คนละช่องทาง และไม่มีที่ให้ตามว่าเรื่องที่แจ้งไปถึงไหนแล้ว

ขณะเดียวกัน ข้อมูลจริงของสัญญา ใบแจ้งหนี้ และการชำระเงินอยู่ใน SAP S/4HANA ซึ่งผู้เช่าเข้าไม่ถึง และไม่ควรเข้า โจทย์จึงเป็นการเปิดหน้าต่างให้ผู้เช่าเห็น ข้อมูลของตัวเองได้ โดยไม่แตะระบบบัญชีหลักขององค์กร

ขนาดของงานอยู่ที่ราว 30 อาคาร ผู้เช่าราวสองหมื่นราย และสัญญาเฉลี่ยรายละห้าฉบับ

เราไม่ได้ทำแอปใหม่ให้ผู้เช่าต้องติดตั้งเพิ่มอีกตัว แต่ส่งมอบ Tenant Portal ไว้ใน Pikul ซึ่งเป็นแอปของ AWC เอง ผู้เช่าเข้าใช้ผ่านเมนูบริการด้วยบัญชีเดิม ทั้งบน iOS และ Android

ระบบแบ่งเป็นหกส่วน หน้าจอสามชุดสำหรับผู้เช่า ผู้ดูแลระบบ และผู้รับเหมา API สองตัวที่แยกการยืนยันตัวตนและสิทธิ์ออกจากกันคนละชั้น และตัวซิงก์ข้อมูล เบื้องหลังที่ดึงข้อมูลผู้เช่า สัญญา และใบแจ้งหนี้จาก SAP, Datalake, eSMS และระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เข้าฐานข้อมูลโดยตรงโดยไม่ผ่าน API ตัวใด งานหนักของการซิงก์จึงไม่ไปเบียดกับงานที่ผู้ใช้กำลังรออยู่

สิ่งที่ผู้เช่าทำได้ในที่เดียว อ่านข่าวและส่งแบบตอบรับกลับพร้อมแนบไฟล์ ค้นและดาวน์โหลดเอกสารจากศูนย์รวมเอกสาร แจ้งซ่อมและติดตามสถานะ ส่งคำขอทั่วไป และข้อเสนอแนะ ดูใบแจ้งหนี้แยกตามสาขาและชำระเงินออนไลน์ ส่งยอดขายรายวัน พร้อมหลักฐานและดูประวัติย้อนหลัง และจัดการผู้ใช้ในร้านของตัวเองตามบทบาท เจ้าของ ฝ่ายการเงิน และฝ่ายปฏิบัติการ โดยหนึ่งบัญชีถือหนึ่งบทบาท

ส่วนที่ซับซ้อนที่สุดคือการพาผู้รับเหมาเข้าพื้นที่ ผู้เช่าสร้างคำขอแล้วส่งลิงก์ เฉพาะให้ผู้รับเหมา ผู้รับเหมายืนยันตัวตนด้วยเบอร์โทรของหัวหน้างานผ่านเว็บ โดยไม่ต้องมีบัญชีในระบบ แล้วยื่นขออนุญาตทำงานรายวัน พร้อมเอกสารสำหรับงานเสี่ยง รายชื่อช่างที่เข้างาน และรายการขนของเข้าออกพื้นที่ ให้ฝ่ายอาคารอนุมัติ